Пункт 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників зобов’язує роботодавця в день звільнення видати працівнику його трудову книжку з внесеним до неї записом про звільнення.

Відповідно до пункту 4.2 згаданої Інструкції, якщо в день звільнення працівник був відсутній на роботі, роботодавець має надіслати йому в цей день поштове повідомлення з вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. За таких умов, у разі виникнення трудового спору роботодавець матиме додатковий доказ відсутності його вини в затримці видачі працівнику трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника. Також трудову книжку можна видати довіреній особі за нотаріально посвідченою довіреністю.