Процедуру надання та оформлення щорічних відпусток можна поділити на етапи:

1. Складання та затвердження графіка відпусток.

Черговість надання щорічних відпусток визначається графіками. Графік затверджується керівником підприємства або уповноваженим ним органом за погодженням з профспілковою організацією або іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом.

Із графіком відпусток необхідно ознайомити всіх працівників (під підпис).

Дата початку відпустки у графіку, як правило, не наводиться, а вказується тільки місяць початку відпустки або два місяці: початок і закінчення відпустки.

При складанні графіків беруться до уваги виробнича необхідність, особисті інтереси працівників та наявність можливості для їх відпочинку.

Крім того, згідно зі ст. 10 Закону України "Про відпустки" певним категоріям працівників щорічні відпустки надаються за їх бажанням у будь-який зручний для них час.

Конкретний період (дата) надання щорічної відпустки, з урахуванням встановленого графіка, узгоджується між працівником і роботодавцем.

Складати графік відпусток потрібно незалежно від кількості працівників на підприємстві (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15).

2. Оформлення наказу про надання відпустки.

На підставі графіка або заяви працівника керівник видає наказ про надання відпустки.

Наказ оформляється у двох примірниках: один залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії підприємства.

3. Реєстрація відомостей про відпустки

Після видання наказу та ознайомлення з ним працівника інформація про відпустку заноситься до журналу реєстрації наказів з особового складу, а відомості про відпустку – до розділу V особової картки працівника (форма № П-2).