Посадова інструкція ― це документ, який регламентує організаційно-правовий статус працівників і визначає їх конкретні завдання та обов’язки, права, повноваження, відповідальність, знання та кваліфікацію, які необхідні для забезпечення ефективної роботи працівників. Вимоги посадових інструкцій враховуються під час добору кандидатів на вільні посади, переведенні на іншу роботу, атестації працівників та притягненні їх до дисциплінарної відповідальності в разі невиконання чи неналежного виконання обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо.

Загальні вимоги

Досить часто посадові інструкція складає працівник відділу кадрів. Але працівник відділу кадрів не може та й не повинен знати всіх нюансів роботи за кожною посадою, тому доцільно буде доручати розробку таких інструкцій керівникам структурних підрозділів для посад (професій) працівників у відповідності до штатного розпису. А от затверджувати такі інструкції обов’язково має роботодавець. Слід також зазначити, що візи юрисконсульта (юриста) не є обов’язковими під час затвердження посадових інструкцій, оскільки у законодавстві не міститься такої вимоги. Однак, щоб не виникало суперечностей між найманим працівником і роботодавцем щодо невідповідності положень посадової інструкції бажано все ж таки погоджувати посадові інструкції з юристом або фахівцями у сфері трудового законодавства, або скористатися послугами приватних юристів у разі відсутності такої посади на власному підприємстві.

Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені у штатному розписі (виняток можуть становити окремі керівники, правове становище яких визначено у статуті підприємства чи в Положенні про структурний підрозділ, де зазначено основні завдання, обов’язки, права та відповідальність цих керівників). Під час введення до штатного розпису нових посад слід паралельно розробити й відповідні посадові інструкції.

Під час складання посадових інструкцій слід використовувати:

• Класифікатор професій;
• Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336 (далі ― ДКХП);
• локальні нормативні документи підприємства:
  • статут;
  • колективний договір;
  • правила внутрішнього трудового розпорядку.

Зміни та доповнення до посадових інструкцій, які суттєво впливають на їх зміст (наприклад, у разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці, змінами у Класифікаторі професій чи ДКХП щодо назви посади, змісту завдань та обов’язків, кваліфікаційних вимог, уточнення професійної термінології тощо) можна вносити лише на підставі наказу (розпорядження) роботодавця.

А от за потреби внесення деяких поправок до тексту посадової інструкції, які пов’язані з незначними недоліками (помилки в написанні, неправильне застосування розділових знаків чи формулювань, що можуть вплинути на правильне розуміння тексту) отримання відповідного наказу роботодавця не є обов’язковим.

Згідно ст. 29 КЗпП передбачено, що до початку роботи роботодавець, зокрема, зобов’язаний роз’яснити працівникові його права і обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору, а також ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором підприємства. А посадова інструкція і є саме тим документом, в якому визначено конкретні завдання та обов’язки працівника, його права та відповідальність.

Ознайомлення працівника з нею під підпис виключить можливі питання при виникненні спору про зміст його трудових функцій, а також під час вирішення трудового спору у зв’язку з порушенням працівником трудових обов’язків.

Зазвичай, працівник відділу кадрів веде обліковий журнал, в якому кожен із найманих працівників після ознайомлення з посадовою інструкцією залишає свій підпис із зазначенням дати. Треба зазначити, що процедуру ознайомлення працівників з посадовою інструкцією чітко не прописано у законодавстві України. 

Дуже важливо пам’ятати, що посадові інструкції складаються на посаду (професію), а не на окремого працівника. Тому достатньо буде однієї посадової інструкції конкретної професії для двох і більше працівників.

Структура інструкції

Під час розробки посадових інструкцій необхідно використовувати єдиний загальноприйнятий підхід щодо їх побудови та забезпечувати чітке і стисле формулювання змісту кожного розділу відповідно до норм та вимог Загальних положень ДКХП.

Посадові інструкції складаються з розділів, розташованих за такою структурою:

• 1. Загальні положення
• 2. Завдання та обов’язки
• 3. Права
• 4. Відповідальність
• 5. Повинен знати
• 6. Кваліфікаційні вимоги
• 7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою (професією)

Посадові інструкції складаються у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі кадрів, а другий ― у керівників відповідних структурних підрозділів.

Також слід звернути увагу на те, що розробляючи посадові інструкцій, необхідно звертати увагу на правомірність використання тих чи інших посад (професій), оскільки останні обов’язково повинні відповідати чинному Класифікатору професій.