У разі втрати книги обліку трудової книги потрібно скласти відповідний акт за участю довільної кількості учасників. В акті відобразити з яких причин загубилася або знищена книга обліку трудових книжок. Після оформлення акту видати наказ з основної діяльності про заведення нової книги обліку трудових книжок. Облік трудових книжок регулюється розділом 7 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58.

Ведення трудових книжок не скасовано. Відповідно до п. 4 Постанови КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 № 301 відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства.

Книга повинна бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою, у разі наявності.

Книга обліку руху трудових книжок ведеться за формою № П-10 «Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них», затвердженою наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27.10.95 № 277.