Найгірший варіант відмови: сказати кандидату: «Ми вам передзвонимо!» — і не передзвонити. Нікому не хочеться це робити, й у всіх є більш важливі й цікаві завдання. Але відмовляти важливо бо:

• відмови — це одна з частин іміджу компанії на HR-ринку;
• це ваш імідж як рекрутера;
• нарешті, це просто ваша робота.

Водночас пам’ятайте, що відмовляти простіше листом, а не телефоном. Це менш складно емоційно і для шукача, і рекрутера.

Але якщо відмовити доводиться потенційному топменеджеру, краще знайти час для телефонного дзвінка. Під час розмови необхідно навести доводи, які стали причиною відмови, і висловити співчуття й надію на те, що бажання працювати в компанії в претендента збережеться. Закінчуючи бесіду, варто пообіцяти кандидату зв’язатися з ним, як тільки з’являться нові вакансії.

І, звичайно, відмова має бути обґрунтованою і лише діловими якостями. Замість «На жаль, ми не готові зробити вам пропозицію зараз» складіть індивідуальну відповідь. Work.ua наводить 4 приклади аргументів.

«Ми прийняли на роботу кандидата з великим досвідом»

Будь-який кандидат, шукаючи роботу, замислюється про свій професійний багаж і про те, чому він не отримав посаду — чого йому не вистачило для перемоги в змаганні вакансії? Тому йому буде легше прийняти відмову, якщо він дізнається, що в боротьбі за посаду переміг найсильніший, тобто досвідченіший.

Наприклад: «На жаль, на цей момент ви не підходите нам через нестачу досвіду. Ми шукаємо кандидата, який, як мінімум, три роки працював у цій сфері й знає ринок».

«Ми прийняли на роботу кандидата з профільною освітою»

Якщо освіта у вимогах до вакансії вказана не для красного слівця, а безпосередньо впливає на якість роботи, логічно відмовити претендентові, у якого вона незакінчена або непрофільна.

«Керівництво вирішило перемістити на цю посаду співробітника, який вже працює в компанії»

Компанії розвиваються, співробітники теж. Менеджер із продажу у вільний час вивчився на дизайнера й теж пройшов співбесіду на вакансію? Цілком зрозуміло, чому ваш вибір припав на співробітника, який уже працює в компанії, знайомий із її цінностями, правилами й колективом.

«Для роботи на цій посаді необхідні такі й такі знання або навички, яких у вас немає, тому ми прийняли рішення на користь іншого кандидата»

Якщо ж кандидату не вистачило професійного багажу — напишіть, як є. З конкретним зазначенням навичок, яких не вистачає. Найчастіше й сам кандидат усвідомлює, що «не дотягнув», але надія, як відомо, вмирає останньою.

Коректно сформульована відмова може дати вам «гарячий резерв», якщо ви не на 100% впевнені в обраному кандидаті. Але не давайте даремних надій «номеру два», адже його послуги можуть виявитися й непотрібними.

Шаблон листа-відмови

Як правило, лист-відмова претендентові складається з:

• вітання;
• подяки за приділений час і увагу до компанії;
• повідомлення, що вакансія закрита, на неї прийнятий інший кандидат;
• кількох теплих слів із побажанням успіху наприкінці.

Іноді в лист додають фразу: «Сподіваємося, ви не будете проти, якщо ми збережемо ваш відгук і звернемося до вас, якщо в нас з’являться інші вакансії».

Загалом, у роботі з відмовами нічого страшного немає. Особливо, якщо зробити цю частину роботи налагодженим бізнес-процесом. Тоді знижується її емоційна складова, і проблема стає просто завданням, яку треба вирішити. Звичайно, працювати зовсім без серця в підборі не можна, та й не потрібно, але і витрачати даремно емоційний ресурс теж не варто.