Відповідно до частини десятої статті 10 Закону «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504) на кожному підприємстві має бути складений графік відпусток, при складанні якого враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

Держпраці в Полтавській області роз’яснює, що конкретні терміни складання і порядок оформлення графіків відпусток законодавством не встановлені, тому підприємство може самостійно узгодити порядок складання графіка відпусток внутрішніми документами — в колективному договорі або правилах внутрішнього трудового розпорядку, розпорядженнях, наказах тощо.

У той же час, згідно з пунктом 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій затверджених Постановою від 20 липня 1984 року № 213, графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Але пізніша дата складання графіка не буде порушенням, якщо вона вказана в обліковій політиці підприємства.

Графік доводиться до відома всіх працівників, а надання відпусток оформляється наказом керівника. Нормами законодавства не встановлена форм графіка надання відпусток. Тому роботодавець може самостійно розробити форму такого документа.

Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль.

У разі відкликання працівника з щорічної відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки.

Згідно з частиною 11 статті 10 Закону № 504 в графіку, як правило, вказується місяць початку використання відпустки. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, погоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом.

При плануванні можна врахувати і надання відпустки частинами за домовленістю між роботодавцем і працівником. Але при цьому слід дотримуватися правила безперервної частини відпустки. Так, основна безперервна частина відпустки повинна становити не менше 14 календарних днів.

Кому з працівників потрібно надати відпустку у зручний для них час?

При складанні графіка відпусток враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та наявність можливостей для відпочинку. Також повинен враховуватися ряд категорій працівників, яким надається право на отримання відпустки за їх бажанням у зручний для них час, а саме:

1) особам віком до вісімнадцяти років;

2) особам з інвалідністю;

3) жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

4) жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

5) одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;

6) дружинам (чоловікам) військовослужбовців;

7) ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

8) ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22 жовтня 1993 року № 3551-XII;

9) батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;

10) в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.