Після реформи МСЕК та переходу до експертних команд у роботодавців виникли суттєві запитання щодо прийняття кадрових документів. Багато підприємств опинилися у ситуації, коли старі звичні довідки більше не видаються, а нові витяги викликають сумніви у перевіряючих. Відсутність чіткої процедури загрожує помилками при розрахунку квоти та додатковими фінансовими витратами для бізнесу. І ось ПФУ надав роз'яснення, яке безпосередньо стосується кадрового та бухгалтерського обліку, інформує Бухгалтер.ua

Пенсійний фонд у своєму листі № 2800-0402-8/39218 від 28.05.2026 висловив позицію щодо застосування оновленого законодавства про соціальний захист осіб з інвалідністю. Роз'яснення стосується конкретного переліку паперів, які роботодавець має право приймати для підтвердження статусу працівника та подальшого зарахування його у встановлений норматив робочих місць.

Відповідно до частини третьої статті 4 Закону № 875, статус особи з інвалідністю може підтверджуватися будь-яким із визначених законом документів, зокрема:

• пенсійним посвідченням;
• посвідченням про призначення державної соціальної допомоги;
• витягом із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи;
• іншими документами, що підтверджують встановлення інвалідності відповідно до законодавства.

Важливий практичний момент: закон не зводить підтвердження статусу до одного документа. Тому роботодавець не має вимагати виключно довідку МСЕК чи саме оригінал витягу з рішення експертної команди, якщо працівник подав інший передбачений законодавством документ.

Для кадровика це означає необхідність уважно перевіряти не назву документа, а його відповідність встановленому законом переліку. Для бухгалтера питання має прямий зв'язок із правильним визначенням виконання нормативу та документальним підтвердженням розрахунків.

Водночас автоматично переносити цю позицію ПФУ на всі випадки підтвердження інвалідності не варто. Для застосування пільгової ставки ЄСВ, окремих трудових гарантій або інших цілей можуть діяти спеціальні вимоги до документів. Тому один документ не обов'язково підходить для всіх процедур.

Роботодавцям варто провести внутрішню інвентаризацію кадрової документації та уточнити посадові інструкції відповідальних осіб. Це дозволить належним чином зафіксувати виконання законодавчих вимог, сформувати правильний архів підтвердних копій та гарантувати безпеку підприємства при розрахунку цільових показників.

Ознайомлення з роз'ясненнями ПФУ є необхідним кроком для безпечної роботи кадрових та бухгалтерських служб. Правильне застосування оновлених норм допоможе уникнути штрафних санкцій, зберегти пільги та належним чином оформити трудові відносини з працівниками.