Ведення достовірного обліку використання робочого часу є одним із обов’язків роботодавця.

Статтею 30 Закону України «Про оплату праці» передбачено обов’язок роботодавця забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи.

Наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489 затверджено Типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», якою передбачено умовне позначення «НЗ» (код 28) — неявка з нез’ясованих причин.

Якщо роботодавець не має документів, які підтверджують причину відсутності працівника (листок непрацездатності, повістка, інші підтвердні документи), у табелі обліку використання робочого часу проставляється відмітка «НЗ».

Водночас законодавством не визначено вичерпного переліку документів, які роботодавець повинен оформити для проставлення такої відмітки. На практиці це можуть бути:

• доповідна (службова) записка безпосереднього керівника структурного підрозділу про відсутність працівника;
• акт про відсутність працівника на робочому місці;
• документи, що підтверджують спроби з’ясувати причини відсутності (листи, повідомлення тощо);
• документ про вимогу надати письмові пояснення щодо причин відсутності.

Правильне ведення табеля обліку робочого часу забезпечує достовірний облік праці, сприяє дотриманню трудового законодавства та захисту прав як працівників, так і роботодавців.