Кабінет Міністрів України впроваджує масштабну цифровізацію трудового стажу. Згідно з новим розпорядженням уряду від 17 червня 2026 р. N 592-р, Пенсійний фонд України (ПФУ) зобов’язали самостійно інтегрувати відсутні відомості про стаж громадян, залучаючи дані з різних державних джерел, реєстрів та архівів.

Головна мета — автоматично заповнити прогалини в електронних базах даних за ті періоди роботи, які раніше не були оцифровані.

Чому автоматичне оновлення баз ПФУ — це приховані нюанси для бухгалтера та кадровика

Достовірність інформації про застрахованих осіб тепер стає зоною спільної відповідальності держави та бізнесу. Будь-які розбіжності чи помилки в оновлених реєстрах ПФУ можуть призвести до тривалих негативних наслідків для компанії:

1. Помилки в розрахунку лікарняних. Автоматично підтягнутий (або неотриманий з архівів) стаж безпосередньо впливає на відсоток оплати листків непрацездатності. Помилка в ліву чи праву сторону — це або недоплата працівнику, або нецільове використання коштів ПФУ.

2. Проблеми з податковою звітністю та ЄСВ. Невідповідність даних про періоди роботи чи переведення працівників може спровокувати викривлення в об'єднаній звітності з ПДФО та ЄСВ.

3. Ризик штрафів від Держпраці. Під час перевірок аудитори та інспектори звірятимуть паперові оригінали документів із даними в електронних кабінетах. Якщо виявиться некоректний запис про стаж, переведення чи посаду — відповідальність понесе роботодавець.

Чек-ліст: як діяти кадровим службам та бухгалтерам уже зараз

Щоб упередити фінансові санкції та захистити компанію від помилок у реєстрах, експерти рекомендують впровадити внутрішній аудит:

• Провести верифікацію даних. Організуйте звірку інформації в електронних кабінетах ПФУ працівників із паперовими оригіналами (трудовими книжками, наказами про прийняття/переведення).
• Проконтролювати проблемні періоди. Особливу увагу зверніть на «старі» періоди роботи співробітників (до введення електронного обліку) — саме вони зараз підтягуються з архівів автоматично і потребують найретельнішої перевірки.
• Вчасно реагувати на розбіжності. У разі виявлення помилок у системі ПФУ, не чекайте перевірок — подавайте уточнюючі документи та заяви для виправлення даних в електронних реєстрах.