Згідно з чинним законодавством процес оцифрування територіальними органами Пенсійного фонду України трудових книжок триває з 10 червня 2021 року (п’ять років поспіль із дня набрання чинності Законом України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” від 05.02.2021 № 1217-ІХ) та завершується 10 червня 2026 року.

Стан оцифрування трудових у цифрах

Від початку впровадження обліку трудової діяльності в електронній формі 7,1 тис. страхувальників, або 52 % від їх середньооблікової чисельності за даними останньої звітності, провели відповідну роботу з різним ступенем активності щодо подання скан-копій трудових книжок.

Станом на 25.03.2025 року персональні електронні облікові картки 97 тис. найманих працівників (54 % від їхньої середньооблікової чисельності), доповнено оцифрованими відомостями про їхню трудову діяльність (середній показник в Україні ‒ 50,2 %).

Законодавча ініціатива щодо подовження строку оцифрування трудових книжок

27.11.2025 року в Апараті Верховної Ради зареєстровано законопроєкт № 14257 “Про внесення змін до Закону України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (далі – Законопроєкт) щодо подовження строку оцифрування трудових книжок.

Обґрунтування необхідності прийняття

Необхідність прийняття Законопроєкту, згідно із пояснювальною запискою до нього, обґрунтована значною кількістю неоцифрованих трудових книжок та наявністю суттєвих ускладнень у реалізації процесу їх передачі до Пенсійного фонду України для оцифрування в умовах збройної агресії російської федерації проти України (релокація, призупинення діяльності підприємств, втрата архівів, знищення матеріальних носіїв інформації тощо).

Що пропонується?

Згідно із порівняльною таблицею до Законопроекту включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом строку дії воєнного стану в Україні, введеного Указом Президента України “Про введення воєнного стану в Україні” від 24.12.2022 № 64/2022, затвердженим Законом України “Про затвердження Указу Президента України “Про введення воєнного стану в Україні” від 24.12.2022 № 2102-IX, та три роки після його припинення чи скасування, на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.

Поряд з цим інформуємо, що відсутність оцифрованої копії трудової книжки після 10 червня 2026 року не призведе до втрати стажу, оскільки відомості про страховий стаж застрахованих осіб після 2004 року наявні в системі персоніфікованого обліку за даними звітності страхувальників. Водночас у разі відсутності в системі персоніфікованого обліку даних про страховий стаж за періоди до її впровадження існує можливість подання паперових документів у будь-який час безпосередньо до територіального органу Пенсійного фонду України або через особистий кабінет застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України для їх оцифрування.

Для непрацюючих пенсіонерів необхідності в оцифруванні трудових книжок немає, оскільки відомості про їхню трудову діяльність уже перебувають у розпорядженні Пенсійного фонду України і зберігаються у складі їхніх пенсійних справ.

 Для працюючих пенсіонерів, які мають електронну трудову книжку, дооцифрування останніх періодів трудової діяльності буде проведено при черговому зверненні за перерахунком пенсійної виплати.

Отримати додаткову консультацію щодо створення сканованих копій документів, що містять відомості про страховий стаж, та їх подання через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України можна за телефоном 068 534 68 24.