Законом України від 05.02.2021 № 1217-ІХ “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (далі – Закон №1217-ІХ) внесено зміни до законодавчих актів України та встановлено, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – реєстр застрахованих осіб)

Включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності Законом №1217-ІХ на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені чинними законодавчими та нормативними документами.

Питання черговості подання відомостей про трудову діяльність працівників, фізичних осіб – підприємців та фізичних осіб, які забезпечують себе роботою самостійно регулюється Постановою правління Пенсійного фонду України “Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок” від 01.06.2022 № 8-3 (із змінами) (далі – Постанова).

Відомості для формування електронної трудової книжки подаються як роботодавцями (страхувальниками), так і працівниками (застрахованими особами), в електронній формі, за використанням відповідного сервісу на вебпорталі електронних послуг (https://portal.pfu.gov.ua).

Також, відомості про трудову діяльність працівник може подати особисто, звернувшись до найближчого територіального органу Пенсійного фонду України.

Документи, що містять інформацію про трудову діяльність працівників:

• трудова книжка,
• довідки, що підтверджують періоди роботи,
• копії наказів про прийняття, переведення або звільнення,
• інші документи про стаж: документи про освіту (з додатками), свідоцтво про народження дитини, військовий квиток тощо.

Відповідно до п. 2 Постанови, встановлена черговість подання відомостей про трудову діяльність:

• першочергово подаються відомості про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком залишилось 2 і менше років;
• в другу чергу подаються документи про набутий стаж інших працівників.

Подання документів про стаж для формування електронної трудової книжки є обов’язковим як для роботодавців, так і для працівників, з урахуванням пріоритету для осіб передпенсійного віку.

При цьому, громадянам, які вже отримують пенсію за віком (пенсіонерам) подавати трудову книжку або інші документи про трудову діяльність не обов’язково, у зв’язку з тим, що стаж вже був врахований при призначенні пенсії.