Механізм подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі затверджено постановою правління № 11-1, нагадує Дебет-Кредит.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником за працівників або самим працівником.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу ПФУ працівником особисто або через портал е-послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов'язковим накладанням ЕЦП працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Які вимоги до сканування трудових книжок

Відповідно до п. 5 Порядку № 11-1 електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком №637, виготовляються шляхом їх сканування.

Є низка вимог щодо сканованих копій трудової книжки, про які нагадуємо:

1. виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
2. мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів;
3. мають бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів;
4. рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi;
5. формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Як подати сканкопії трудових книжок?

Щоб подати сканкопії паперової трудової книжки та інших документів про стаж, страхувальник повинен здійснити такі кроки:

• увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України за посиланням www.portal.pfu.gov.ua за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
• у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника»;
• заповнити форму звернення (РНОКПП та П.І.Б. особи) – натиснути кнопку «Пошук»;
• натиснути «Додати файл», обрати тип файлу та завантажити кольорову скан-копію трудової книжки;
• підписати звернення за допомогою КЕП. Для цього обрати файл ключа та ввести пароль;
• натиснути кнопку «Підписати та відправити до ПФУ»;
• результати оцифрування відповідальною особою органу Пенсійного фонду України наданих скан-копій документів страхувальник може переглянути в закладці «Відомості про трудові відносини», вказавши в меню пошуку РНОКПП працівника чи період надсилання трудової книжки.

Як перевірити результат на сайті ПФУ?

Роботодавець – у кабінеті страхувальника на вебпорталі Пенсійного фонду в розділі «Відомості про трудові відносини».

Застрахована особа – в особистому кабінеті на вебпорталі у розділі «Мої звернення». Про це ми писали тут.

Що робити після оцифрування трудової книжки?

Якщо ви не встигли оцифрувати паперову трудову книжку, а працівник звільняється, діє старе правило. Роботодавець зобов’язаний видавати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до 10.06.2021 та який звільняється до завершення процедури включення даних з неї до Реєстру застрахованих осіб, у день звільнення.

Зверніть увагу! Після 10.06.2021 чимало роботодавців припустилися помилки: паперові трудові книжки видали працівникам на руки. Цього не потрібно було робити!

Відповідно до чинної редакції ч. 3 ст. 48 КЗпП, трудові книжки зберігаються у працівника. Однак це не означає, що після 10.06.2021 всі трудові книжки потрібно було видати працівникам.

Їх, як і раніше, видають при звільненні, якщо не встигли оцифрувати. Проте законом встановлено, так би мовити, «перехідний період» тривалістю п’ять років, а саме: розділом ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №1217 передбачено, що протягом 5 років після 10.06.2021 відбуватиметься включення ПФУ до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаватимуться працівникам на руки особисто під підпис.

Важливо! Граничним терміном для сканування паперових трудових книжок є 10 червня 2026 року.

Тому ми не радимо повертати оцифровані трудові книжки працівникам, які продовжують трудові відносини, зараз – у 2026 році. Безпечніше це буде зробити вже після 10.06.2026 – після завершення всіх робіт з оцифрування трудових книжок.