Наближаються різдвяно-новорічні свята – час, коли компанії традиційно дарують подарунки дітям своїх працівників. Подарунки бувають різні: солодкі набори, іграшки, набори для творчості, тощо. 

Розглянемо документальне оформлення новорічних подарунків для дітей, адже витрати мають бути правильно підтверджені для проведення в обліку відповідних операцій. 

Будь-яке рішення про придбання та безоплатну роздачу активів підприємства приймає його керівник. Відповідно має бути оформлений наказ або розпорядження. Типової форми такого наказу немає. Отже, його складають у довільній формі, відповідно до загальних правил діловодства, інформує Дебет-Кредит

Для належного оформлення видачі подарунків рекомендуємо підготувати такі документи:

Наказ керівника: У цьому документі слід визначити:

• Відповідальних осіб за закупівлю та видачу подарунків, а також за складання списків одержувачів;
• Обмеження щодо вартості та асортименту подарунків;
• Граничний вік дітей: Хоча законодавчо дитиною вважається особа до 18 років (ст. 6 СКУ), роботодавець самостійно встановлює цей ліміт;
• Одержувача подарунків: Вказується, хто офіційно отримує дохід: працівник-батько (мати) чи безпосередньо дитина. Більшість роботодавців визначають одержувачами працівників, щоб уникнути збору інформації про реєстраційні номери облікових карток платників податків (РНОКПП) їхніх дітей для звітності;
• Підтвердження віку: Вік дитини підтверджується копією свідоцтва про її народження, яке працівник подає разом із заявою про видачу подарунка;
• Операція придбання: Відповідальна особа складає кошторис, який затверджується керівником. Подарунки оприбутковуються на баланс підприємства на підставі первинних документів постачальника (накладних, чеків);
• Операція видачі та списання: Видача подарунків оформляється відомістю, складеною у довільній формі. Ця відомість є підставою для списання подарунків з балансу та нарахування доходу фізичним особам-одержувачам (працівникам чи дітям). У відомості зазначаються всі отримувачі. Може бути кілька відомостей, наприклад, на кожен окремий підрозділ. Поряд з цим видачу можна оформляти на кожного окремого отримувача звичайною накладною.

Список працівників, які мають дітей

Для визначення потрібної кількості подарунків треба скласти список працівників, які мають дітей. Але видачу подарунків, як правило, оформлюють відомістю, адже отримання подарунка треба підтвердити підписами працівників. 

Такі списки формуються на підставі даних працівників та інформації про наявність у них дітей. Як правило, про наявність дітей у відділі кадрів дізнаються із наданих працівниками копій свідоцтв про народження дитини (або інших документів, які підтверджують опіку, всиновлення тощо). Хто із працівників не надав таких документів, – ще є час (визначений у наказі) це зробити. 

Роздача подарунків

Після придбання новорічних подарунків відбувається їх роздача за затвердженим переліком на підставі відомості. Оскільки така роздача проводиться за ініціативою роботодавця, то строки, протягом яких працівники можуть отримати подарунки, теж визначає сам роботодавець (їх визначають у наказі, про який ми говорили вище).