Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020), що набув чинності 1 вересня 2021 року, затверджено наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 1 липня 2020 року № 144 «Про прийняття та скасування національних стандартів».

Згідно з ДСТУ 4163:2020 розшифрування особистого підпису посадової особи в усіх відповідних реквізитах, що потребують підписання, складається з 2 елементів: власного імені посадової особи та її прізвища, яке друкують великими літерами. Ця вимога стосується й прізвища посадової особи, якій адресують документ. Таке нововведення базується на приведенні ДСТУ 4163:2020 у відповідність до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі — Постанова № 55).

РЕКВІЗИТИ, ДЕ ЗАЗНАЧАЄТЬСЯ ВЛАСНЕ ІМ’Я ТА ПРІЗВИЩЕ

15 «Адресат».

16 «Гриф затвердження».

17 «Резолюція».

22 «Підпис».

24 «Віза документа».

25 «Гриф погодження (схвалення) документа».

26 «Відмітка про засвідчення копії документа».

28 «Відмітка про ознайомлення з документом».

29 «Відмітка про виконання документа».

Питання заповнення трудових книжок не віднесено до питань, які регулюються нормами стандарту або Постанови № 55. Отже, відомості на титульному аркуші виконуються повністю із зазначенням прізвища, імені та по батькові працівника. Дані ж про особу, що засвідчує своїм підписом відомості в трудовій книжці, тобто керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи, записуються у форматі «ініціали та прізвище», що виконується звичайним рукописним текстом з дотриманням норм правопису.

Вікторія Ліпчанська, керівник Центру правової допомоги ФПУ