Відповідно до пункту 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Мін’юсту, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (Інструкція № 58) на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. А робота за сумісництвом (незалежно за внутрішнім чи зовнішнім), яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом відповідно до пункту 2.14 Інструкції № 58.

Тож для внесення запису про роботу за сумісництвом роботодавцю (кадровику) треба мати довідки з місць роботи за сумісництвом або копії наказів про прийняття та звільнення з роботи за сумісництвом, завірені належним чином.

Запис про сумісництво буде зроблений лише після звільнення з роботи за сумісництвом, оскільки робота за сумісництвом в трудовій книжці зазначається окремим рядком. Приклад запису можна переглянути в матеріалі Як зробити запис у трудовій книжці про роботу за сумісництвом?

Якщо за вказаний період працівник вже змінив кілька основних місць роботи, то робота за сумісництвом у відповідні періоди мала вноситися роботодавцями за основним місцем роботи у відповідні періоди. Якщо цього раніше зроблено не було, то теперішній роботодавець може внести запис про роботу за сумісництвом лише за той період, який збігається з роботою у нього за основним місцем роботи.