За загальним правилом відпустки оформляються на підставі заяв працівників або попередження про їхній початок.

Але зважаючи на воєнний стан, у зв'язку з неможливістю подати оригінали заяв, працівники можуть направляти їх будь-яким доступним способом, наприклад, за допомогою електронної пошти чи мессенджерів. Тобто якщо роботодавцю надійде така заява, і він не проти надати працівнику таку відпустку, роботодавець, має видати наказ про надання відпустки, та особиста присутність не є обов’язковою.

Разом з тим, з метою уникнення в подальшому непорозумінь і суперечностей, Держпраці рекомендує працівникам та роботодавцям перед початком використання альтернативних способів комунікації належним чином зафіксувати факт домовленості про використання в трудових відносинах відповідних засобів електронної комунікації.

У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником (стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).