Часто роботодавці стикаються з проблемами під час звільнення працівника за прогул через неправильне документальне оформлення або відсутність доказів. Верховний Суд послідовно наголошує, що для підтвердження прогулу ключовим доказом є акт про відсутність працівника на роботі.

Чому це важливо?

Відповідно до ст. 40 п. 4 КЗпП України, прогул — це відсутність працівника на роботі без поважних причин більше трьох годин. Однак саме роботодавець має обов'язок довести, що такий факт був і зафіксований належним чином.

Що потрібно врахувати при складанні акту?

1. Оформлюйте акт у день відсутності працівника. Акт слід скласти негайно, а не через кілька днів чи в день звільнення.
2. Обов’язково вказуйте конкретну інформацію:

• Дата складання акту.
• Час відсутності працівника (більше трьох годин — безперервно чи загалом).
• Місце роботи, яке працівник мав обіймати.
• Короткий опис ситуації (наприклад, "працівник відсутній на робочому місці з 9:00 до 13:00").

3. Підписи не менше двох свідків.

Акт мають підписати два або більше працівники (наприклад, керівник, бухгалтер або колеги).
Ці особи можуть бути викликані до суду як свідки, тому вони мають особисто підтвердити факт відсутності працівника.

4. Запитайте письмові пояснення від працівника.

Це обов'язок роботодавця відповідно до ст. 149 КЗпП України. Якщо працівник відмовляється надати пояснення, це також слід зафіксувати актом.