Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік заголовків справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

При складанні  номенклатури справ необхідно дотримуватись Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими 18 червня 2015 року наказом Міністерства юстиції України № 1000/5.

Номенклатура справ розробляється не пізніше 15 листопада поточного року.

У кінці року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, який підписує керівник. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється посадова особа, відповідальна за архів.