Номенклатура справ — обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ, тому упорядкування зберігання документів розпочинається зі складання номенклатури справ.

Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

При складанні  номенклатури справ необхідно дотримуватись Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими 18 червня 2015 року наказом Міністерства юстиції України №1000/5.

 Під час складання номенклатури справ установи використовується структурний або функціональний принцип її побудови.

Структурний принцип використовується в разі чітко встановленої структури установи. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів (канцелярія, організаційний відділ, аналітичний, кадровий, плановий відділ тощо).

У безструктурній установі використовується функціональний принцип побудови номенклатури справ. Розділи і підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають її функції та напрями діяльності і розміщуються у номенклатурі за ступенями їх важливості (організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо).

Номенклатура справ розробляється не пізніше 15 листопада поточного року.

У кінці року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, який підписує керівник. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється посадова особа, відповідальна за архів.

Номенклатура справ суду щороку (не пізніше листопада — грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.

Номенклатура справ суду підписується керівником, візується посадовою особою, відповідальною за архів.

Детально про створення номенклатури справ можна прочитати в матеріалі УРОК-ПІДКАЗКА. Нова номенклатура справ та скористатися зразком номенклатури справ відділу кадрів