Особова картка працівника – це основний документ з обліку особового складу на підприємстві, у якому видно всю хронологію роботи конкретного працівника. Як правило, її заповнюють працівники кадрової служби або бухгалтер (якщо працівника кадрової служби на підприємстві немає). Особову картку слід заповнювати в одному примірнику на підставі пред'явлених працівником документів (паспорт, військовий квиток або посвідчення про приписку до призовної дільниці, трудова книжка, диплом тощо).

Крім того, зауважуємо, що особові картки належать до документів, які перевіряють державні інспектори з питань праці під час проведення перевірок.

Особові картки слід оформлювати на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами, а саме:

1. з якими укладено строкові трудові договори;
2. які працюють за трудових договором з нефіксованим робочим часом;
3. з надомниками;
4. які працюють за дистанційними трудовими договорами;
5. зі сумісниками внутрішніми та зовнішніми; 
6. з працівниками, які працюють неповний робочий день та ін.

Особова картка форми № П-2 не оформлюється в разі:

• прийняття практикантів (учнів ПТУ, студентів вишів) на практику;
• виконання робіт чи надання послуг за цивільно-правовим договором.

Зверніть увагу, що особова картка, оформлена на особу, яка виконує роботи чи надає послуги за цивільно-правовим договором може слугувати доказом того, що має місце підміна трудового договору договором ЦПХ.