Трудова книжка — це основний документ, що підтверджує набутий стаж роботи до 1 січня 2004 року. Порядок заповнення трудових книжок визначено Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58 (Інструкція).

Прізвище, ім’я, по батькові працівника (ПІБ), зазначені в трудовій книжці, мають відповідати ПІБ за паспортом. 

У разі наявності розбіжностей щодо написання ПІБ до трудової вносяться зміни. 

Так, згідно з п. 2.13 Інструкції зміна запису, зокрема про ім’я, вноситься на першій сторінці трудової книжки: однією рискою закреслюють ім’я, що внесено з помилкою, і записують правильне. На внутрішньому боці обкладинки зазначають відповідні документи, що є підставою для внесення зміни, які завіряються підписом уповноваженої особи, печаткою підприємства або відділу кадрів.

Це може зробити уповноважена особа за останнім місцем роботи на підставі документа працівника, у цьому разі із зазначенням його номера та дати видачі.