Згідно з нормами ДСТУ 4163:2020, у разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім'я і прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому разі обов'язково зазначають фактичну посаду, власне ім'я, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).

Приклад

Не дозволено під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова "Виконувач обов'язків" або "В. о." до найменування посади керівника юридичної особи додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа.

Приклад

Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.