У 2026 році Мін'юст суттєво оновив Правила організації діловодства та архівного зберігання документів (наказ від 16.03.2026 № 667/5), пояснює Інспекція з питань праці і зайнятості населення

Це базовий документ для:

• органів влади;
• ОМС;
• підприємств і установ.

1. Чітке правило для позначки "Копія"

Тепер обов'язково: ставиться у правому верхньому куті першого аркуша.

Відсутність = порушення (важливо для кадрових наказів, особових справ)

2. Нові правила знищення документів

Вперше деталізовано процедуру:

• акт + обов'язкова довідка (для фіндокументів);
•  підтвердження:
  • відсутності перевірок;
  • судових спорів;
  • потреби для відшкодування шкоди від війни.

3. Розширено перелік архівних документів

Додано:

• персоніфіковані дані про зарплату;
• виплати застрахованих осіб.

Це впливає на:

• строки зберігання;
• кадрове діловодство.

4. Новий розділ: діловодство під час війни

Вперше врегульовано:

• евакуацію документів;
• фіксацію пошкоджень;
• дії при втраті/викраденні;
• роботу під час мобілізації.

5. Дії після деокупації

Визначено порядок:

• відновлення документів;
• обліку втрат;
• підтвердження пошкоджень (у т.ч. фото/відео).

6. Електронний документообіг — новий рівень

Уточнено:

• використання удосконаленого електронного підпису та печатки;
• момент створення електронної копії;
• прив'язка реєстрації документа до підписання.

7. Врегульовано копії документів

Чітко визначено:

• де і як ставити "Копія";
• правила для:
  • кадрових документів;
  • копій для працівників;
  • архівних витягів.

8. Оновлено правила архівування

Нововведення:

• фонд користування (у т.ч. цифровий);
• моніторинг архівів з окупованих територій.

9. Нові підходи до електронних документів

Врегульовано:

• роботу з XML-документами;
• конвертацію форматів;
• електронні комунікації.

10. Скасовано старі норми

Втратив чинність наказ 2015 року щодо документів із зони АТО.

Що це означає для кадровиків і юристів

Обов'язково перевірити:

• особові справи (наявність "Копія");
• номенклатуру справ;
• порядок знищення документів;
• політику електронного документообігу.