Як правильно оформити відмову в прийнятті на роботу
Повідомити про відмову в прийнятті на роботу необхідно саме у письмовій формі з конкретним зазначенням причин такої відмови, бажано з посиланням на відповідні норми законодавства або локальних нормативних актів підприємства (наприклад, посадові інструкції, в яких можуть визначатися вимоги до кваліфікації відповідних працівників, досвіду їх роботи, рівня знань певних технологій, устаткування, іноземних мов тощо).
Відмова у прийнятті на роботу викладається у довільній формі у вигляді спеціального повідомлення. Зазначене повідомлення, за можливості, бажано вручити кандидату під підпис або ж надіслати його цінним листом з описом вкладення.
Команда HURMA підготувала поради, як написати лист з відмовою. Почнемо:
1. Зверніться до кандидата на ім'я
Може виникнути спокуса відправити однаковий лист великій групі претендентів, але краще не варто. Завжди звертайтеся до людини на ім’я, це вкрай важливо.
2. Подякуйте за старання
Кожен відгук і інтерв'ю — це години витрачених зусиль здобувача. Тому вдячність — не просто частина етикету, а необхідність.
3. Почніть з поганих новин (не вибачайтеся за вибір більш гідного кандидата)
Одразу напишіть людям, що вони не підійшли на обрану вакансію, зазначивши причину відмови. Не залишайте погані новини на кінець. Кандидати кілька разів прочитають лист, тому пишіть ясно, без хитрощів.
Можливо, ви захочете вибачитися, але не варто. Ви приймаєте рішення на користь бізнесу і тут немає причин для вибачень.
4. Будьте зваженими
Витратьте трохи більше часу, щоб відрефлексувати досвід кандидата. Ваша відмова буде виглядати більш зваженою і чесною. «Ні» без пояснень призведе до збентеження і розчарування.
5. Якщо ви обіцяєте фідбек, давайте його
Багато компаній обіцяють дати зворотний зв'язок, але з різних причин цього не роблять. Якщо ви не даєте фідбек, тоді не згадуйте про таку можливість на співбесідах/у описах вакансій.
6. Надихніть кандидата на відгук у майбутньому
Двері для класних кандидатів ніколи не зачиняються — дайте їм це зрозуміти. Необхідно надати інформацію про те, де вони зможуть знайти нові вакансії компанії. Наприклад, порадьте їм підписатися на корпоративні соцмережі.
7. Закінчіть на позитивній ноті
Як і у гарного фільму, у листа з відмовою повинен бути свій хеппі-енд. Подякуйте кандидату, підкресліть його сильні сторони, дайте позитивний фідбек.
8. Уважно перевірте лист
Немає нічого гіршого за погано написаного листа з відмовою. Переконайтеся, що у ньому немає фактичних і орфографічних помилок.