Придбання та безоплатну роздачу подарунків для дітей працівників насамперед потрібно оформити наказом, в якому передбачається відповідальна особа за придбання подарунків та їх кількість.

Для того, щоб достеменно знати, скільки потрібно закупити подарунків, потрібно відділу кадрів (бухгалтеру) скласти перелік працівників, що мають дітей, на підстав копій свідоцтв про народження дітей. 

Видача подарунків оформляється відомістю, в якій зазначаються перелік працівників, які мають дітей. Відомість буде первинним документом, тому має містити обов’язкові реквізити, а саме:

• назву роботодавця, який склав цю відомість;
• дату її складання (це дата видачі);
• ПІБ працівників та кількість подарунків, які вони отримали;
• підписи працівників, які отримали подарунки;
• посади, ПІБ та підписи тих осіб, які склали цю відомість.

Роздача проводиться згідно відомості. А вже на підставі оформленої відомості з підписами працівників, які отримали подарунки, складається акт на списання таких подарунків.

Щербина Світлана, Дебет-Кредит