Відрядженому за кордон працівнику в обов'язковому порядку видають аванс у валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті. Якщо в результаті розрахунку загальна сума в інвалюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила заокруглення до повної одиниці (для працівників бюджетної сфери це закріплено в п. 5 розд. ІII Інструкції № 59).

Для оплати відрядних витрат на території України (наприклад, оплата проїзду) частина авансу може бути видана в гривнях.

Аванс має бути видано перед від'їздом, але не раніше за дату оформлення наказу про відрядження (п. 5 розд. III Інструкції № 59, ст. 121 КЗпП).

Аванс видають у готівковій або безготівковій формі.

Під час видачі авансу готівкою оформлюють розрахунковий касовий ордер і роблять відповідний запис у касовій книзі.

У безготівковій формі аванс може бути перераховано на корпоративну або особисту банківську картку працівника. Використання корпоративної картки, очевидно, буде зручніше, оскільки відсотки за поточними рахунками фізосіб можуть бути оподатковані ПДФО.

Документом, що підтверджує перерахування авансу, уважають банківську виписку. Видаткові операції користувачів платіжних засобів повинні оформлюватися квитанціями платіжного термінала, чеком банкомата, сліпом або іншими документами, які необхідно додавати до звіту про використання коштів.

Порядок видачі й використання іноземної валюти для забезпечення витрат на відрядження регулюють Положення № 2 і Положення № 5.

У разі якщо аванс видано, а відрядження не відбулося, сума авансу підлягає поверненню протягом трьох робочих днів із дня прийняття рішення про скасування відрядження у тій валюті, у якій було отримано аванс (п. 11 р. II Інструкції № 59).

Так само повертається й залишок невитрачених у відрядженні коштів – у тій валюті, у якій було отримано аванс. Відповідно до п. 16 Положення № 5 невикористаний залишок увезеної в Україну готівкової іноземної валюти підлягає оприбуткуванню до каси резидента – суб'єкта господарської діяльності впродовж трьох днів і зарахуванню на поточний рахунок в іноземній валюті резидента (через окремий аналітичний рахунок балансового рахунка 2603 "Розподільчі рахунки суб'єктів господарювання") протягом п'яти банківських днів (із часу його оприбуткування до каси).