Особливості організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у роботодавця стали одним із ключових питань інформаційного семінару для представників промислових підприємств Запоріжжя. Посадовці управління інспекційної діяльності у Запорізький області пояснили, що, відповідно до статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», роботодавець самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які будуть вестися на період воєнного стану.

Серед обов’язкових документів:

• штатний розпис,
• правила внутрішнього трудового розпорядку,
• табель обліку робочого часу,
• накази з кадрових питань,
• особові картки працівників,
• трудові книжки,
• журнал  обліку руху трудових книжок,
• графік відпусток,
• трудові договори,
• посадові інструкції.

Бажано, щоб кадрова служба створила цифрові копії згаданих документів, які доцільно розмістити на декількох носіях у різних регіонах (жорсткі диски комп’ютерів, флеш-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам’яті), зберегти в хмарних сховищах (google-диск, файлообмінники, тощо). Це убезпечить від втрати документів у разі фізичного знищення одного з носіїв.