Службовим відрядженням є поїздка працівника:

• за розпорядженням керівника підприємства, установи та організації;
• на певний строк до іншого населеного пункту;
• для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи за наявності; документів, що підтверджують зв’язок з основною діяльністю підприємства (п. 1 розд. І Інструкції про службові відрядження  в    межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну  від 13.03.1998 р.  № 59).

По-перше, зазначає White Consulting, тут ключове слово – працівник, тому засновник, який одночасно є директором підприємства, безумовно може їздити у відрядження. Якщо ж засновник не призначений на посаду директора, то для нього така поїздка не є службовим відрядженням у повному розумінні.

Проте дивно виглядало б, коли директор, який є найманим працівником, не може направити у відрядження засновника підприємства (приймає ж таке рішення засновник чи орган управління).

Тому аби убезпечити себе від претензій податківців та з огляду на деякі їхні роз’яснення, варто прописати порядок направлення засновників і членів керівних органів у відрядження. Також має бути рішення засновника (засновників, учасників товариства), розпорядчий акт про направлення у відрядження.

По-друге, право на відшкодування витрат (без оподаткування ПДФО й військовим збором) передбачено для членів керівних органів підприємств, установ, організацій передбачене абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.

Хто належить до членів керівних органів підприємств?

Посадовими особами товариства визнаються голова та члени виконавчого органу, голова ревізійної комісії (ревізор), а в разі створення ради товариства (спостережної ради) – голова і члени цієї ради  (лист Мінюсту 08.02.2012 р.  № 10-0-3-12/8.1)

Органами управління товариством є загальні збори його учасників і виконавчий орган, якщо інше не встановлено законом (ч. 2 ст. 97 ЦКУ).

Згідно зі ст. 99 Цивільного кодексу України:

• загальні збори учасників товариства своїм рішенням створюють виконавчий орган та встановлюють його компетенцію і склад;
• виконавчий орган товариства може складатися з однієї або кількох осіб;
• назвою виконавчого органу товариства відповідно до установчих документів або закону може бути “правління”, “дирекція” тощо.

Відповідно до ст. 65 Господарського кодексу України:

• управління підприємством здійснюється відповідно до його установчих документів;
• власник здійснює свої права щодо управління підприємством безпосередньо або через уповноважені ним органи відповідно до статуту підприємства чи інших установчих документів;
• для керівництва господарською діяльністю підприємства власник (власники) безпосередньо або через уповноважені органи чи наглядова рада такого підприємства (у разі її утворення) призначає (обирає) керівника підприємства, який є підзвітним власнику, його уповноваженому органу чи наглядовій раді;
•  керівник підприємства, головний бухгалтер, члени наглядової ради (у разі її утворення), виконавчого органу та інших органів управління підприємства відповідно до статуту є посадовими особами цього підприємства. Статутом підприємства посадовими особами можуть бути визнані й інші особи.

Отже, загальні збори господарського товариства є його найвищим органом управління. Тому засновники є членами керівного органу підприємства та можуть бути направлені у відрядження.

По-третє, чи можна відшкодувати понесені витрати засновнику, який у справах підприємства відбуває до іншого міста чи до іншої країни?

Це можливо у такому самому порядку, як і для працівників, які направляються у відрядження.