Особливості організації кадрового діловодства в умовах воєнного стану врегульовано Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 року № 2136-ІХ, який набув чинності 24 березня 2022 року, Наталія СЛІПЧЕНКО, старший фахівець з кадрового діловодства, Сектор з розрахунку заробітної плати ТОВ «БДО»

Відповідно до коментарів Міністерства економіки України на час воєнного стану організація кадрового діловодства і архівного зберігання кадрових документів здійснюється на розсуд роботодавця, тому компанія має самостійно визначити порядок роботи відділу кадрів, а також перелік кадрової документації, яку необхідно оформляти під час дії воєнного стану.

Звертаємо увагу, що дана норма не скасовує обов’язок роботодавця оформляти та зберігати кадрові документи протягом воєнного стану, а лише дозволяє робити це відповідно до власних правил. Іншими словами, роботодавець має максимально дотримуватися діючих правил, встановлених трудовим законодавством, та лише у випадку необхідності відступати від них та діяти на власний розсуд.

Вважаємо доцільним внести відповідні доповнення до інструкції з кадрового діловодства компанії (якщо вона є), зокрема, визначити, які кадрові документи обов’язково продовжувати оформляти, а які можуть зачекати до закінчення війни.

Також рекомендуємо створювати скановані копії всіх вказаних вище документів та розміщати їх на декількох носіях (наприклад, жорсткі диски комп’ютерів, USB-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам’яті), а також зберегти дані в хмарних сховищах (Google Drive, OneDrive тощо). Такі заходи забезпечать збереження даних від втрати у разі фізичного знищення одного з носіїв.

Головною умовою при веденні кадрового обліку під час війни є забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівниками роботи й обліку витрат на оплату праці.