Війна визначає для роботодавців особливі умови, які великою мірою стосуються зберігання документів, зокрема трудових книжок. Цілком зрозумілі побоювання співробітників щодо його надійності, враховуючи те, як швидко й жахливо розвивалися події на початку російської агресії. Але ж у будь-якій ситуації треба діяти перш за все за Законом. Як саме  у консультації з цього приводу розповідає головний юрист П’ятихатського бюро правової допомоги Валентин Косян.

Отже, жодних особливих умов зберігання трудових книжок працівників правовий режим воєнного стану не визначає. Змін з цього приводу законодавство не містить. Зберігати трудові книжки працівників має підприємство. Видавати трудову книжку потрібно обов’язково лише у випадку, якщо працівник звільняється. Це передбачає п. 3 постанови КМУ від 27.04.1993 № 301.  

Працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки:

• в особовій картці (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656;
• у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.  Підстава — пункт 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої  наказом  Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.

 Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладено на керівника підприємства.

Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» передбачено нові правила обліку трудової діяльності працівника з 10.06.2021 — запроваджено електронний облік трудової діяльності.

Після того, як Пенсійний фонд України завершить роботи щодо включення  відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Ці роботи мають бути виконані протягом 5 років (до 10.06.2026). Роботодавець на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України вносить дані в розділі «Відомості про трудові відносини робітника» про найманого працівника  та завантажує скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, що також підтверджують стаж (це можуть бути також документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток тощо). Після подання  роботодавцем  необхідних даних та завантаження документів, Пенсійним  фондом  України проводиться перевірка та в разі відсутності зауважень паперова версія стає  непотрібною, і буде  зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.

Відповідно до ст. 48 КЗпП України з 10.06.2021 облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі, трудова книжка зберігається у працівника, а  обов’язок роботодавця вносити записи до трудової книжки лише на вимогу працівника.