Роботодавцям та працівникам – волонтерам слід знаходити оптимальні варіанти оформлення відсутності на робочому місці. Для цього волонтеру слід повідомити роботодавця про те, що він здійснює волонтерську роботу, і скільки часу це забирає. По можливості надати копію договору про провадження  волонтерської діяльності, посвідчення або довідки від організації, з якою він співпрацює, а роботодавець, в свою чергу, зваживши об’єм роботи та трудові функції працівника, зможе знайти та оформити трудові права волонтера.