Загальні правила заповнення та ведення Табеля ви знаєте. Але в деяких випадках виникають запитання щодо його заповнення, про які детально розповідає Бухгалтер24.Інформаційний бізнес портал

Вихідний або святковий день. Мета Табеля — це накопичення інформації про використання робочого часу. Тому в полях навпроти вихідних днів, а також святкових та неробочих (ст. 73 КЗпП) можна поставити прочерк або залишити їх незаповненими. Тим більше, що Табелем за формою № П-5 спеціального кодування для таких днів не передбачено.

У той же час якщо працівник залучається до роботи у вихідні, святкові дні (тобто для нього робота в такі дні не передбачена трудовим договором згідно з його графіком роботи), то відпрацьований у такому разі час табелюють кодом «РВ» («06»).

Різна тривалість робочого дня при звичайному обліку. Нормальна тривалість робочого часу не повинна перевищувати 40 годин (ст. 50 КЗпП). При цьому, як правило, графіком роботи передбачено однакову тривалість добової роботи (наприклад, 5 днів на тиждень по 8 годин). Проте в деяких установах може бути передбачено різну тривалість робочого дня протягом тижня. У Табелі у такому разі необхідно відображати фактично використаний робочий час у годинах, наприклад, понеділок-четвер — 8 год 15 хв (8,25 год), п’ятниця — 7 год.

Відрядження. Особливістю цього виду робочого часу є те, що дні перебування працівника у відрядженні прирівнюються до звичайного дня роботи за графіком (наприклад, восьмигодинним). У результаті робочі дні, на які припадало відрядження, обліковуються як звичайні робочі дні, а вихідні дні — як неробочі. У цьому випадку день відрядження в Табелі відображають записами:

• що припадає на робочий: у верхньому рядку — «8», у нижньому — «ВД»;
• що припадає на вихідний день: у верхньому рядку — «Х» або прочерк, у нижньому — «ВД».

Якщо працівника відряджають спеціально для роботи у вихідний (святковий, неробочий) день, роботу у відрядженні в такий день позначають у Табелі кодом «ВД» («07») і проставляють кількість годин, відпрацьованих у такий день.

Якщо працівник виїжджає у відрядження у вихідний (святковий, неробочий) день, то день від’їзду у відрядження позначають кодом «ВД» («07»), а наданий пізніше відгул — кодом «ІН» («22»).

Якщо працівник повертається з відрядження у вихідний день (такий день повернення зазначено в наказі), то в Табелі день приїзду з відрядження позначають кодом «ВД» («07»), а наданий пізніше відгул (якщо це передбачено відповідним положенням) — кодом «ІН» («22»).

Відрядження за основним місцем роботи: що в Табелі за сумісництвом? Відповідно до п. 13 розд. І Інструкції № 59 на час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, яке її відрядило. Тобто за дні перебування працівника у відрядженні з основного місця роботи оплата за місцем роботи за сумісництвом не здійснюється. Більш того, чинним законодавством не передбачено надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати на роботі за сумісництвом у разі, коли за основним місцем роботи він перебуває у відрядженні.

У такому разі в Табелі щодо працівника-сумісника роблять відмітку «Інші причини неявок («I» або «30»)». Підтвердним документом для такого випадку є довідка з місця роботи працівника за основним місцем роботи або копія наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (лист Мінсоцполітики від 23.04.2013 р. № 146/13/133-13).

Ненормований робочий день. Особливість ненормованого робочого дня (НРД) полягає в тому, що працівник виконує роботу понад нормальну тривалість робочого дня. При цьому праця таких працівників, як правило, не підлягає точному обліку в часі.

Години, відпрацьовані працівником надурочно як ненормований робочий час, не оплачують, їх лише компенсують шляхом:

• надання щорічної додаткової відпустки;
• оплати у випадках, передбачених законодавством (наприклад, доплата водіям за НРД у розмірі 25% тарифної ставки).

Оскільки години, перепрацьовані в режимі НРД, не оплачують, то в Табелі їх не відображають. Таким чином, у Табелі зазначають тривалість робочого дня відповідно до встановленої для працівника норми. Наприклад, водій працює з 8-годинним робочим днем. У такому разі в Табелі ставлять 8 відпрацьованих годин навіть за умови, що працівник працював «ненормовано» цього дня.

Додаткова інформація

Пам’ятайте! На працівників, які працюють в умовах НРД, поширюється встановлений у закладі (установі, організації) режим робочого часу. У зв’язку з цим роботодавець не має права систематично залучати працівників, які працюють у такому режимі, до роботи понад установлену тривалість робочого часу.

Особливий облік робочого часу встановлено для водіїв. Так, згідно з п. 6.8 Положення № 340 робочий час водіїв з НРД обліковується у робочих днях (крім роботи у святкові дні, яка обчислюється в годинах). При цьому, крім Табеля, тривалість їхнього робочого часу, відпрацьованого в певний день, фіксується в додаткових облікових формах (додатки 2 і 3 до Положення № 340), в яких водій відображає початок та закінчення кожної робочої зміни. Тобто за цими документами можна простежити конкретну тривалість робочого часу з урахуванням часу, протягом якого водій працював в умовах НРД. Проте підкреслимо, що в Табелі буде відображено тільки робочий час, відпрацьований працівником у межах його норми без урахування «перепрацьованих» годин у режимі НРД.

Неповний робочий час. Для кодування в Табелі роботи в режимі неповного робочого часу (дня, тижня) передбачено два коди:

• «РС» («02») — години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) згідно із законодавством;
• «НД» («20») — неявки у зв’язку з переведенням з ініціативи роботодавця на неповний робочий день (тиждень).

Код «РС» («02») застосовується для кодування відпрацьованого неповного часу, встановленого з ініціативи працівника (ст. 56 КЗпП). Цей же код застосовується для кодування робочого часу, відпрацьованого сумісником, оскільки робота за сумісництвом є різновидом роботи на умовах неповного робочого часу (лист Мінпраці від 03.03.2008 р. № 42/13/133-08).

Кодом «НД» («20») позначають роботу в режимі неповного робочого часу, встановленого з ініціативи роботодавця (ст. 32 КЗпП).

Внутрішні сумісники. Працівників, які є внутрішніми сумісниками, зазначають у Табелі двома рядками. В одному рядку буде обліковано час, присвячений основній роботі (кодування «Р» або «01»), а в другій — час роботи за сумісництвом (кодування «РС» або «01», оскільки така робота виконується на умовах неповного робочого часу). Це зручно тому, що на великих підприємствах співробітник може працювати за сумісництвом в іншому підрозділі. Аналогічно обліковують надурочну роботу у тому випадку, якщо працівник вимушений затриматися у зв’язку з невиходом змінника.

Підсумований облік робочого часу. При підсумованому обліку робочого часу праця працівників регулюється графіками роботи (змінності), на підставі яких складають Табель робочого часу, в якому відповідно фіксуються дані про явки/неявки співробітників на роботу за графіком.

У випадку якщо відповідно до графіка змінності час роботи припадає на ніч, табелювати такі робочі години можна або розбиваючи їх між суміжними добами, або відносячи на день початку/кінця зміни.

Оплачувана відпустка. Якщо працівник перебуває у відпустці, то в Табелі кодом «В» («08») слід відмічати не лише робочі, а й вихідні дні. Це пов’язано з тим, що оплачувана відпустка надається співробітнику виходячи з кількості календарних днів. Святкові дні, що припадають на період відпочинку, навпаки, не слід брати до уваги, оскільки вони виключаються із щорічної відпустки і не оплачуються.

Неоплачувана відпустка. У Табелі обліку використання робочого часу (за типовою формою № П-5, затвердженою наказом № 489) неоплачувану відпустку зазначають так:

• відпустка без збереження зарплати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13 і 17 ч. 1 ст. 25 Закону № 504) — «НБ» (цифровий код «13»);
• додаткова відпустка без збереження зарплати в обов’язковому порядку — «ДБ» (цифровий код «14»);
• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону № 504) — «ДД» (цифровий код «17»);
• відпустка без збереження заробітної плати за угодою сторін (ст. 26 Закону № 504) — «НА» (цифровий код «18»).

Для зручності в установі можуть вводитися позначення, розроблені під окремі підстави для надання відпустки без збереження зарплати.

Тимчасова непрацездатність. Починаючи з 04.07.2015 р. відповідно до оновленого Порядку № 1266 оплаті підлягають календарні дні тимчасової непрацездатності (відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами). Крім того, саме календарні дні хвороби та відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами виключають при розрахунку середньої зарплати як поважні причини. Тому в Табелі зазначають усі дні тимчасової непрацездатності, що припадають на період хвороби, як робочі, так і вихідні, святкові та неробочі. У Табелі передбачено 2 коди тимчасової непрацездатності:

• «ТН» («26») — зазначають оплачувану тимчасову непрацездатність (підтверджується листком непрацездатності, оформленим належним чином);
• «НН» («27») — відображають неоплачувану тимчасову непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (підтверджується довідками лікувальних установ).

Працівник захворів у відрядженні. Передусім нагадаємо, що дні хвороби, які припадають на період відрядження, не включаються до строку відрядження (абз. 3 п. 9 розд. ІІ Інструкції № 59). Отже, дні хвороби у відрядженні, засвідчені листком непрацездатності, в Табелі кодують «ТН» («26») (оплачувана тимчасова непрацездатність).

Нез’ясовані причини. Якщо на момент заповнення Табеля документів, що підтверджують причину відсутності працівника, немає, у ньому роблять відмітку про неявки з нез’ясованих причин «НЗ» («28»). Коли працівник надасть документи, що реабілітують його відсутність (наприклад, лікарняний лист), або, навпаки, буде визнано факт прогулу, табельник має внести відповідні зміни.

Відпустка до 3 років + «декретний» лікарняний. Якщо працівниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, то в Табелі на неї проставляють буквене позначення «ВП» (або числове «16»). Для відображення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами передбачено таке саме позначення («ВП» або «16»). Тому якщо жінка принесла ЛН по вагітності та пологах, а сама перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, то проблем із заповненням Табеля не виникне. За увесь період відпустки до 3 років за першою дитиною в Табелі проставляйте «ВП» («16»), у тому числі у разі накладання днів за ЛН у зв’язку з вагітністю та пологами на дні відпустки для догляду за дитиною.

Відпустка до 6 років + «декретний» лікарняний. Якщо жінка надала ЛН у зв’язку з вагітністю та пологами, то відпустку для догляду за дитиною до 6 років (у Табелі відображають з кодом «ДД») переривають і на підставі цього ЛН надають відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. У такій ситуації на період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами в Табелі проставляють буквене позначення «ВП» (або код «16»).

Відпустка до 3 років + робота на умовах неповного часу. Працівниця, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, може вийти на роботу на умовах неповного робочого часу (ст. 179 КЗпП). Проте передбачене Табелем кодування видів витрат робочого часу не дозволяє у звичайному порядку чітко відобразити в Табелі таку ситуацію (оскільки ні код «ВП» («16»), ні код «РС» («02») окремо не ілюструють її повністю). Тому, на нашу думку, Табель щодо такої працівниці можна заповнити двома способами:

• шляхом уведення нового, не передбаченого Табелем, коду видів витрат робочого часу (або шляхом відображення інформації про фактично відпрацьований такою працівницею час через дріб «РС/ВП»);
• шляхом уведення додаткових рядків до існуючої форму Табеля. При цьому в рядках, призначених для відображення інформації про відпрацьований працівницею час, зазначається фактична кількість відпрацьованих годин за день та код «РС» («02»). У рядках, призначених для відображення кількості днів, коли працівниця перебуває у відпустці по догляду за дитиною до 3 років, проставляється код «ВП» («16») за всі календарні дні перебування в такій відпустці, а дані про кількість годин за такі дні не зазначаються.

Приклад 2. Жінка, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, працює на умовах неповного робочого часу (по 4 години на день).

Мобілізація. Для відображення періоду мобілізації окремого кодування типовою формою Табеля П-5 не передбачено. Проте відображати такий період необхідно за допомогою відмітки «Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т. ін.)», буквений код — «ІН», цифровий код — «22» (лист Мінсоцполітики від 05.06.2015 р. № 225/06/186-15).

З цим кодом відображають також період військових зборів. Доповнимо, що такою відміткою можна також позначити час (дні/години) направлення працівника на курси підвищення кваліфікації або короткострокові семінари, зокрема тренінги. На це вказує Мінпраці у листі від 22.06.2010 р. № 6551/0/14-10/13.

Перенесення робочих днів. Якщо роботодавець прийняв рішення про перенесення робочих днів, то в Табелі такий день позначається як вихідний, а день, на який було перенесено роботу, — як робочий (проставляються години (дні) роботи). Підстава для цього — наказ роботодавця про перенесення робочих днів (лист Мінпраці від 07.04.2011 р. № 77/13/133-11).

Також зауважимо, що тривалість роботи працівників напередодні святкових і неробочих днів скорочується на 1 годину. У Табелі слід зазначати фактичну кількість відпрацьованих годин. Наприклад, при 8-годинному робочому дні такий скорочений день у Табелі буде позначено як 7-годинний.