Право на  відпустки громадянам, які перебувають у трудових відносинах з роботодавцем, гарантовано законодавством України. Відповідно до статті 2 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон № 504) право на відпустку мають громадяни, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами незалежно від виду та галузевої приналежності та фізичними особами — підприємцями. Іноземці та особи без громадянства, які працюють в Україні, мають право на відпустки нарівні з громадянами України.

Створення графіка відпусток є обов’язковим для всіх роботодавців, оскільки він передбачений статтею 10 Закону № 504. У ній чітко зазначено: черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілки (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводиться до відома всіх працівників.

При цьому дія Закону № 504 поширюється на всі категорії роботодавців. Отже, вимога складати такий графік стосується і фізичних осіб, які використовують найману працю, а відсутність такого графіка в роботодавців матиме однакові наслідки, незалежно від кількості працівників, або того, ким є роботодавець.

Графік відпусток складається на кожен календарний рік.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Форму повідомлення про дату початку відпустки законодавчо не встановлено. Таким чином, повідомлення має довільний характер.

Якщо дати відпустки змістилися або вона оформлюється поза графіком, працівник обов'язково пише заяву на ім'я керівника підприємства із зазначенням дати початку відпочинку та його тривалості.

Для оформлення відпустки можна використати типову форму № П-3  «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», яка має рекомендований характер, а можна скласти наказ у довільній формі.

Виплата відпускних має бути здійснена до початку відпустки (якщо інше не передбачено трудовим чи колективним договором).

Дані про відпустку вносять до Табеля обліку робочого часу (код «В» або «08») та роблять відповідний запис в особовій картці працівника (типова форма № П-2) у розділі V «ВІДПУСТКИ».

Особливості воєнного стану, які необхідно врахувати:

• Обмеження тривалості: Роботодавець має право обмежити щорічну основну відпустку працівника за поточний робочий рік 24 календарними днями.
• Право на відмову: Роботодавець у період дії воєнного стану може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення).
• Святкові та неробочі дні: Під час воєнного стану норми ст. 73 КЗпП не застосовуються. Це означає, що святкові дні, які припадають на період відпустки (наприклад, 1 травня чи Різдво), включаються до тривалості відпустки і оплачуються на загальних підставах (вони більше не подовжують відпустку).