Відповідно до статті 119 КЗпП України за працівниками, призваними на військову службу під час мобілізації, на період військової служби зберігаються місце роботи та посада, а трудові відносини з роботодавцем продовжуються. Працівник увільняється від виконання роботи у зв’язку з призовом на військову службу.

Натомість відпустка без збереження заробітної плати є окремою підставою відсутності працівника на роботі та оформлюється відповідно до норм законодавства про відпустки.

Тому ототожнювати ці дві ситуації юридично неправильно.

Звідки виникає плутанина?

Причина — у відсутності нарахувань.

Якщо мобілізованому працівнику роботодавець не здійснює жодних виплат, у Додатку 1 до Податкового розрахунку при цьому все одно має бути відображено, що особа продовжує перебувати у трудових відносинах.

Пенсійний фонд України роз'яснює: за відсутності добровільної виплати мобілізованому працівнику у Додатку 1 зазначаються, зокрема, категорія застрахованої особи, місяць та кількість календарних днів перебування у трудових відносинах, а суми заробітної плати та ЄСВ — нульові.

Тобто відсутність зарплати у звітності сама по собі не означає, що працівник перебував у відпустці без збереження зарплати.

Що важливо у Додатку 1?

Якщо мобілізований працівник не отримує виплат від роботодавця, у Додатку 1:

• зазначається відповідна категорія застрахованої особи — «1», а для особи з інвалідністю — «2»;
• у графі 14 зазначається кількість календарних днів перебування у трудових відносинах;
• у графах, де відображаються суми доходу та ЄСВ, за відсутності нарахувань зазначаються нульові показники;
• графа 13 «Кількість днів без збереження заробітної плати» не заповнюється, оскільки мобілізація не є відпусткою без збереження зарплати. Пенсійний фонд прямо зазначає, що ця графа заповнюється лише у разі перебування застрахованої особи саме у такій відпустці.

А якщо роботодавець добровільно виплачує кошти мобілізованому?

Тут звітність буде іншою.

Якщо підприємство прийняло рішення про добровільну виплату мобілізованому працівнику, така виплата відображається у Додатку 1.

ПФУ рекомендує зазначати її, зокрема, у графах щодо доходу та нарахованого ЄСВ. Якщо така виплата за основним місцем роботи є меншою за мінімальну заробітну плату, виникає питання застосування мінімального страхового внеску; для працівника з інвалідністю відповідної вимоги щодо доплати ЄСВ до мінімального розміру немає.

Чи потрапляє мобілізований працівник до 4ДФ?

Якщо працівнику нічого не нараховано і не виплачено, підстав для відображення доходу в 4ДФ немає.

Якщо ж роботодавець здійснює виплату, вона відображається у 4ДФ відповідно до її податкової природи та встановленої для неї ознаки доходу.

Тому правило просте: немає доходу — немає що показувати у 4ДФ; є виплата — її необхідно відобразити відповідно до правил заповнення додатка.

Чи потрібно показувати мобілізацію у Додатку 5?

Ні. Сам факт мобілізації працівника не є кадровою подією, яку потрібно відображати у Додатку 5.

Пенсійний фонд України окремо звертає увагу, що факт мобілізації працівника у Додатку 5 єдиної звітності не відображається.

Чому роботодавець може отримати лист від Інспекції?

Саме тут і виникає практична проблема.

Якщо інформаційні дані свідчать про наявність працівника у трудових відносинах, але протягом певного періоду відсутні нарахування заробітної плати, така інформація може потребувати додаткового з'ясування.

У результаті роботодавець може отримати повідомлення або лист із проханням пояснити причини відсутності нарахувань.

Головне для роботодавця

Мобілізований працівник — не працівник у відпустці без збереження зарплати.

Його трудові відносини з роботодавцем продовжуються, за ним зберігаються місце роботи та посада, а у звітності він продовжує відображатися як працівник, навіть якщо роботодавець не нараховує йому заробітну плату.

Правильне оформлення мобілізації та коректне подання звітності допоможуть роботодавцю уникнути непорозумінь і підтвердити, що відсутність працівника пов’язана саме з проходженням військової служби, а не з відпусткою без збереження зарплати.