Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту 18.06.2015 № 1000/5, документи реєструються лише один раз (вхідні — у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час), створювані — у день підписання або затвердження.

Під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно- цифрове) позначення — реєстраційний індекс.

Накази кожного виду реєструються в окремому журналі з початку року за порядковим номером.