Згідно з пп. 46 Порядку організації та ведення військового обліку, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 р. № 1487, у разі дистанційного звіряння (з ТЦК іншої адміністративно-територіальної одиниці) один примірник витягу зі Списків повертається на підприємство з відміткою «звірено ___ ________ 20__ року», підписом посадової особи та гербовою печаткою. Саме наявність цієї відмітки є доказом того, що захід виконано, пояснює Дебет-Кредит

Дата відправлення документів поштою свідчить лише про початок виконання обов'язку. Оскільки метою звіряння є саме підтвердження ідентичності даних підприємства та ТЦК та СП, відмітка про виконання у плані має відображати момент досягнення цього результату.

Результати звіряння обов'язково заносяться до Журналу обліку результатів перевірок (додаток 9 Порядку № 1487). У Журналі в графі «Дата перевірки (звіряння)» зазначається дата, вказана на повернутому витягу зі Списків. Для узгодженості внутрішньої документації у Плані робіт (або Графіку звіряння) у стовбці «відмітка про виконання» доцільно вказувати ту саму дату або робити посилання на відповідний запис у Журналі (наприклад: «Виконано 20.05.2026, запис у Журналі № 4»).

Якщо зазначити лише дату відправлення, а лист загубиться або ТЦК та СП не поверне витяг із печаткою, під час перевірки стан військового обліку може бути визнаний незадовільним, оскільки факт звіряння не буде підтверджений належним чином.

До моменту отримання відповіді від ТЦК та СП графу «відмітка про виконання» краще залишати незаповненою або вказувати проміжний статус (наприклад: «Надіслано витяги 10.05.2026, вих. №12»), а остаточну дату ставити вже після повернення документів із печаткою