Заяви працівників (кадрові чи інші службові документи), строк зберігання яких закінчився, не можна викидати довільно.
Їх знищують лише офіційно, після належного оформлення відповідного акта, розповідає Міщенко Катерина, factor.academy

Наприклад: заяви про відпустку мають строк зберігання 1 рік, заяви про прийняття на роботу — 75 років (як частина особової справи). Тому перш ніж готувати документи до знищення, потрібно перевірити їх строки у Переліку типових документів із зазначенням строків зберігання.

Порядок списання документів

 Основний документ — Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Його форму затверджено: Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Етапи роботи

1. Формування справ, строк зберігання яких минув.
2. Перевірка строків зберігання відповідно до чинних переліків.
3. Складання акта про вилучення документів. У ньому зазначаються:
   • перелік документів;
   • дати їх створення;
   • кількість справ (аркушів);
   • підстава для знищення (закінчення строку зберігання).
4. Затвердження акта керівником підприємства.
5. Фактичне знищення документів (шредер, утилізація, передача на макулатуру тощо).

Хто відповідає

Відповідальність за правильність оформлення та знищення документів несе служба діловодства або кадрова служба підприємства.

Якщо документи зберігаються в архіві установи, то порядок визначає архіваріус.