Авторизуватися у кабінеті страхувальника порталу електронних послуг Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua) (далі – вебпортал) зазвичай мають змогу посадові особи (керівник, бухгалтер), які були підписантами останнього поданого Податкового розрахунку щодо сум нарахованого єдиного внеску (також можна використати і кваліфікований електронний підпис (КЕП) печатки роботодавця, якщо вона використовувалася при підписанні звіту).

Для оперативної взаємодії під час оформлення бронювання військовозобов’язаних у режимі реального часу Пенсійним фондом України на вебпорталі реалізовано можливість подання відомостей, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 05.06.2024 № 650 “Деякі питання бронювання військовозобов’язаних під час воєнного стану”, через особистий кабінет страхувальника про: прийняття працівника на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого, переведення на іншу постійну посаду або роботу; звільнення; поновлення на роботі; тимчасового припинення/відновлення дії трудового договору.

Для подання відомостей через кабінет страхувальника пункт меню “Комунікації з ПФУ” доповнено опцією “Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)” / “Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі)”.

У разі подання роботодавцем зазначених відомостей через вебпортал дані в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування оновлюються впродовж доби.

Таким чином, підприємства, установи та організації, які є критично важливими та працівники яких підлягають бронюванню, мають можливість оперативно подати відомості про трудові відносини свого працівника для внесення такої інформації до Реєстру застрахованих осіб. Подавати відомості про рух кадрів необхідно не пізніше ніж протягом наступного дня після настання відповідної події.

Також у цьому кабінеті роботодавець має можливість одержувати інформацію з Реєстру застрахованих осіб про: осіб, які на момент формування запиту перебувають у трудових відносинах з роботодавцем – пункт меню “Комунікації з ПФУ” / “Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)” / “Запит на отримання переліку осіб працюючих у страхувальника”; особу, за період перебування у трудових відносинах з роботодавцем (інформація формується за періоди починаючи з 2011 року) – пункт меню “Комунікації з ПФУ” / “Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)” / “Запит на отримання інформації про трудові відносини по особі”.

Зважаючи на можливий значний обсяг подання такої інформації, завантаженості керівництва, страхувальник в особистому кабінеті за допомогою опції меню “Користувачі кабінету страхувальника” може залучати до роботи уповноважених фахівців, яким надається право перегляду та внесення даних, які стосуються трудових відносин працівників.

Уповноважений працівник має увійти до кабінету страхувальника за допомогою службового КЕП, який містить його реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) та код за ЄДРПОУ роботодавця. Щоб внести нову інформацію, фахівець має сформувати відповідне звернення, підписати власним КЕП і надіслати на опрацювання до Пенсійного фонду.