Для забезпечення обліку трудової діяльності працівника в електронній формі у повному обсязі постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 р. № 1084 затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі.

Пунктом 6 Порядку визначено, що відомості про трудову діяльність працівника подаються Пенсійному фонду України через вебпортал електронних послуг (https://portal.pfu.gov.ua) у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису. Зазначені відомості можуть бути подані також в оцифрованому вигляді.

Відповідно до пункту 9 Порядку, оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника на підставі сканованих копій документів, зазначених у пункті 8 цього Порядку, здійснюється відповідальною особою органу Пенсійного фонду України шляхом доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування інформацією, наявною в сканованих копіях документів.

Щоб передати скановані копії документів про стаж (трудову книжку, диплом про здобуття освіти, військовий квиток тощо) до Пенсійного фонду України для внесення даних до реєстру застрахованих осіб необхідно:

• увійти в персональний кабінет на вебпорталі (https://portal.pfu.gov.ua/) за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
• зліва, у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудові відносини»;
• завантажити скановані відповідно до вимог файли документів про стаж, натиснувши кнопку «Додати файл». Файли повинні відповідати таким вимогам: кольорова копія, розмір одного файлу не може перевищувати 1 мегабайт, формат сканованої копії подається в jpeg- або pdf- форматі.

Після завантаження надати згоду на обробку персональних даних та відправити до ПФУ.

Після оцифрування відповідальною особою органу Пенсійного фонду України, наданих особою сканованих копій документів, інформація щодо наявного страхового стажу буде відображатись в реквізиті “Загальний страховий стаж” закладки “Страхові дані, наявні в РЗО” головної сторінки профілю користувача вебпорталу з урахуванням інформації про стаж, набутий до 01.01.2004.