Правила внутрішнього трудового розпорядку — це локальний нормативний акт, який забезпечує правове регулювання трудових відносин на підприємстві, організацію його діяльності, визначає взаємні права та обов’язки адміністрації та працівників. Сфера дії цього документа поширюється на всіх працівників підприємства, незалежно від виду трудового договору, виконуваної роботи, посади та інших умов, зазначає Світлана Щербина, Дебет-Кредит

Згідно з ст. 142 КЗпП трудовий розпорядок на підприємствах, в установах, організаціях визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку, які затверджуються трудовими колективами за поданням власника або уповноваженого ним органу і виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) на підставі типових правил.

ПВТР необхідно складати у письмовій формі через те, що вони вважаються документом з організації процесів управління. Мало того, ст. 29 КЗпП прямо вимагає, щоб до початку роботи за трудовим договором роботодавець ознайомив працівника з ПВТР та колективним договором.

Проте, законодавством не встановлено строків щодо розроблення та затвердження ПВТР.

Самі ж ПВТР стають легітимні після затвердження їх на зборах трудового колективу та оформлення відповідного рішення протоколом. Для цього проводяться загальні збори трудового колективу, до порядку денного яких вносяться питання: 

• обрання голови та секретаря загальних зборів трудового колективу та надання їм права ведення протоколу загальних зборів;
• затвердження ПВТР та введення їх в дію;
• обрання уповноваженого представника трудового колективу та надання йому права підписання від імені трудового колективу затверджених ПВТР.

Зауважимо, що до таких правил дозволено, за потреби, вносити зміни.

Отже, якщо ФОП прийняв на роботу одного працівника, то вже й потрібно розробляти та затверджувати ПВТР, створені правила подаються трудовому колективу (яким і є цей працівник) на розгляд.

Після розгляду протоколу трудовим колективом (в даному випадку, працівником) та затвердження ПВТР видається наказ (розпорядження) про їх впровадження та порядок ознайомлення з ними працівників. У такий спосіб затверджені трудовим колективом правила стають легітимними.