Телефонні розмови є невід’ємним атрибутом щоденної діяльності для абсолютно усіх підприємств, установ, закладів та організацій. Так само, як невід’ємним наслідком наявності таких розмов є можливість для працівників використовувати службові телефони в особистих цілях, наприклад, для міжміських дзвінків, зазначає buhgalter.com.ua. Зазвичай роботодавці прагнуть заздалегідь врегулювати це питання. А особливо в бюджетних установах, де оплата послуг телефонного зв’язку здійснюється за бюджетні кошти. Тож, розберемо ситуацію детально.

Відповідно до Правил надання та отримання телекомунікаційних послуг, затверджених постановою КМУ від 11.04.2012 р. № 295, телекомунікаційні послуги (до яких, зокрема, належать послуги телефонного зв’язку) надаються на підставі договору, укладеного між оператором та споживачем телекомунікаційних послуг. Такий договір укладається між оператором, який надає послуги телефонного зв’язку, та бюджетною організацією, що є споживачем таких послуг.

Споживачі під час замовлення та отримання послуг мають право на безоплатне отримання від оператора, провайдера рахунків за надані послуги. При цьому за особистим зверненням споживача з урахуванням технічної можливості обладнання телекомунікаційної мережі нарахована до оплати сума за надані послуги повинна бути розшифрована безоплатно тільки за той розрахунковий період, до якого споживач має претензії, із зазначенням номера абонента, якого викликав споживач, виду послуг, часу початку і закінчення кожного сеансу зв'язку, обсягу наданих послуг, суми коштів до сплати за кожний сеанс зв'язку. Це зафіксрвано у п. 75 зазначених Правил. Тобто якщо установа-споживач забажає отримати розшифровку абсолютно усіх дзвінків, то за неї доведеться заплатити.

Щоб не допустити витрачання коштів роботодавця на оплату особистих телефонних розмов працівників необхідно організувати контроль за міжміськими переговорами працівників. Для цього потрібно зробити таке:

1. Розробити Правила користування телефонним зв’язком, які повинен затвердити керівник установи.

2. Розпорядженням керівника обмежити перелік телефонних номерів, які мають вихід на міжміський зв’язок.

3. Визначити перелік посадових осіб установи, на мобільні номери яких можна телефонувати.

4. Установити перелік номерів, дзвінки на які можна вважати господарською діяльністю і відносити до службових розмов.

5. Для телефонних номерів, що мають вихід на міжміський зв’язок, і дзвінків на мобільні номери вести журнал обліку телефонних дзвінків. У цьому журналі доцільно зазначати дату, час дзвінка, ім’я абонента, з яким проводилися переговори, а також мету таких переговорів. І хоча обов’язковість ведення такого журналу не передбачено нормативними документами, наявність такого документа значно спрощує контроль за відшкодуванням витрат на міжміські телефонні переговори.

Із зазначеними документами слід ознайомити під розпис всіх працівників, які мають доступ до телефонів.

Після того, як отримано рахунок на оплату послуг телефонного зв’язку, бухгалтер повинен зажадати від особи, відповідальної за ведення журналу обліку телефонних переговорів, звіт з переліком особистих телефонних переговорів працівників, в якому зазначаються прізвище, ім’я та по батькові того, хто телефонував, дата, час особистого дзвінка, номер телефону.

Для контролю за повнотою відшкодування сум витрат працівників на міжміські розмови неслужбового характеру провадиться звіряння розшифровок міжміських розмов за кожним телефонним номером з даними журналу обліку міжміських переговорів.

Працівники, які користувалися міжміським телефонним зв’язком для ведення переговорів неслужбового характеру, повинні відшкодувати установі вартість таких розмов. Також пам’ятайте про те, що працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов’язків (ст. 130 КЗпП). Її розмір визначається прямою дійсною шкодою, але не більше їх середнього місячного заробітку. Матеріальна відповідальність в більшій сумі можлива тільки у випадках, визначених законодавством (ст. 132 КЗпП). При цьому компенсацію розмов може бути здійснено такими варіантами:

1) працівник на вимогу роботодавця добровільно вносить суму компенсації до каси установи/на банківський рахунок;

2) сума компенсації за розпорядженням керівника утримується з доходів працівника на підставі його заяви (з урахуванням 20 % обмеження згідно зі ст. 128 КЗпП);

3) сума компенсації стягується з працівника в судовому порядку.