Ми вже розповідали про зміни до Закону №2136, якими запроваджено обов'язок обміну актуальними контактними даними між працівником і роботодавцем, нагадує Бухгалтер.ua. Адвокат Ганна Лисенко пояснює, що на практиці кожна зі сторін трудового договору повинна:

• постійно забезпечувати можливість комунікації;
• протягом не більше 10 календарних днів повідомляти іншу сторону про зміну своїх контактних даних (адреса проживання, електронна пошта, телефони, месенджери тощо).

Що саме потрібно повідомити:

• місцезнаходження або місце проживання;
• номер телефону (мобільний чи стаціонарний);
• електронну адресу;
• інші засоби зв'язку (Viber, Telegram тощо).

Що слід зробити до 13 серпня 2025 року (60 к.д. з дня набрання чинності Закону № 4412)? Роботодавцям (юридичні особи та ФОП) потрібно в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізосіб - підприємців та громадських формувань оновити відомості про:

• своє місцезнаходження;
• інформацію про засоби комунікації для здійснення зв'язку з ними.

Роботодавцям (фізичні особи, які не є підприємцями) доведеться у разі зміни інформації про адресу місцезнаходження (місця проживання) та/або засоби зв'язку надіслати таку інформацію працівнику:

• на адресу місцезнаходження (місця проживання);
• на електронну пошту;
• за номером телефону.

Зверніть увагу: працівники, які довго були відсутні, повинні повідомити роботодавцю актуальні контактні дані до 13 серпня 2025 року. Хто саме? Це:

• працівники, які були відсутні на роботі понад 90 календарних днів поспіль під час воєнного стану;
• працівники, які працювали на територіях, що визнані тимчасово окупованими (за офіційним Переліком).

Вони зобов'язані протягом 60 днів (тобто до 13.08.2025 р.) надати роботодавцю актуальну контактну інформацію:

• адресу проживання;
• електронну пошту;
• номери телефонів;
• інші засоби зв'язку (месенджери тощо).

Якщо працівник не повідомив нову адресу, телефон чи email, не виходить на зв'язок, роботодавець має право надсилати повідомлення (накази, листи тощо) на останні відомі контакти. Це буде вважатись юридично достатнім інформуванням (ознайомленням). Приклади:

- лист на поштову адресу, що є в особовій справі;

- еmail, вказаний при прийомі на роботу;

- Viber/Telegram, якими користувалися під час попередньої комунікації.

Якщо роботодавець не оновив контактні дані в ЄДР або не повідомив про зміну адреси чи email протягом 10 днів, ? працівник має право надсилати звернення на старі відомі контакти. Це також буде вважатися належним способом зв'язку.

Адвокат Анастасія Якімова нагадує, що в умовах війни працівники й роботодавці часто втрачають зв'язок одне з одним. Невчасне оновлення контактних даних унеможливлює повідомлення про звільнення чи інші кадрові дії, що створює правову невизначеність і ризики для обох сторін. Вона вказує, що раніше закон дозволяв роботодавцю самостійно визначати порядок кадрового діловодства лише в районах, де вже відбувалися активні бойові дії. Тепер цей підхід розширено: такі повноваження роботодавець має і в тих місцевостях, де бойові дії можуть виникнути. Фактично зникає суб'єктивність у визначенні того, чи мала компанія право вести діловодство за спрощеними правилами - все прив'язано до затвердженого Переліку територій. Іншими словами, тепер немає потреби доводити, що територія є небезпечною - достатньо того, що вона є в офіційному списку. Це спрощує облік, але одночасно вимагає уважності до оновлення цього переліку.

З урахуванням наведеного рекомендується:

• провести аудит наявних контактних даних працівників і за потреби їх оновити;
• роз'яснити працівникам обов'язок інформувати про зміну контактів у 10-денний строк;
• перевірити актуальність інформації у ЄДР і, в разі потреби, внести зміни, повідомивши про це найманих працівників.